マネーフォワードで経費精算を行うメリット
会社の経費精算は、紙の申請書やエクセル管理のままだと、申請する人も承認する人もとても手間がかかります。マネーフォワードの経費精算機能を使うと、このストレスを大きく減らし、入力ミスや申請漏れも防ぎやすくなります。まずはどんなメリットがあるのか、全体像を押さえておきましょう。
マネーフォワードでは、スマホやパソコンからいつでも経費申請ができ、領収書の画像をアップロードしておけば、紙を保管して持ち歩く必要もなくなります。承認フローもクラウド上で完結するため、「いま誰のところで止まっているのか」が一目で確認でき、締め日前のバタバタも減らせます。
導入前に整理しておきたいポイント
マネーフォワードを入れると自動的に経費精算がうまく回る、というわけではありません。システムを最大限活かすには、運用ルールを事前に整理しておくことが大切です。ここでは導入前に見直しておきたいポイントを確認しておきましょう。
経費ルールと申請フローを決める
まずは「何を経費として認めるのか」「いくらまでなら申請不要なのか」といった社内ルールをはっきりさせます。また、一般社員から上長、経理担当者までの承認フローも具体的に決めておきましょう。誰がどこまでチェックするのかを決めておくことで、システム上の承認経路もスムーズに設定できます。
科目・部門の設定を見直す
次に、勘定科目や部門の区分を整理します。現状の会計ソフトの設定をそのまま使うのか、経費精算に合わせてわかりやすくまとめるのかを検討すると良いでしょう。申請者が迷わず選べるようにしておくと、入力ミスの削減につながり、経理担当者のチェック時間も短縮できます。
基本的な操作の流れ
ここからは、マネーフォワードで経費精算を行う大まかな流れをイメージできるように説明します。詳細な画面操作はマニュアルに任せつつ、「社員は何をして、承認者と経理はどこで関わるのか」を押さえておくと、社内への説明もしやすくなります。
スマホやPCから経費を登録する
社員は、立て替えた費用が発生したら、できるだけ早くマネーフォワードに経費を登録します。スマホアプリから領収書を撮影してアップロードし、金額や利用日、支払先、勘定科目などを入力します。入力項目は会社側でカスタマイズできるため、自社の運用に合ったフォームにしておくと迷いなく入力してもらえます。
承認・仕訳・振込までの一連の流れ
登録された経費は、あらかじめ設定した承認フローに沿って上長などの承認者へ回ります。承認者は内容を確認し、問題がなければ承認ボタンを押すだけで次のステップへ進みます。最終的に経理担当者が内容をチェックし、会計仕訳の反映や、従業員への立替金の振込データ作成までをシステム上で一括して行えます。
経費精算をもっと効率化するコツ
基本的な流れを回せるようになったら、次は「どこまで自動化できるか」を意識すると、さらに経費精算の負担を減らせます。ここではよく使われる便利な機能を押さえておきましょう。
領収書の自動読み取りを活用する
マネーフォワードには、領収書の画像から日付や金額、店舗名などを自動で読み取る機能があります。手入力の手間を減らせるだけでなく、桁の打ち間違いなどのミス防止にも役立ちます。社員には「とりあえずその場で撮ってアップしておく」習慣をつけてもらうことで、申請の出し忘れや紛失も防ぎやすくなります。
交通系ICカードやクレジットカードと連携する
通勤や営業で電車移動が多い会社であれば、交通系ICカードとの連携も検討したいところです。利用履歴を自動で取り込めるため、経路や金額を一から入力する必要がなくなります。また、法人カードや従業員のクレジットカードを連携することで、カード利用明細を経費候補として自動取得でき、申請の抜け漏れを防ぎつつ、精算のスピードも上げられます。
まとめ：経費精算を「ついで仕事」にしないために
マネーフォワードの経費精算をうまく活用すると、社員の入力負担と経理のチェック工数を同時に減らすことができます。ただし、システム任せにするのではなく、社内ルールや承認フローをあらかじめ整理し、社員にも運用の目的をきちんと共有することが大切です。まずは小さくスタートし、実際の運用の中で少しずつ設定やルールを改善していくことで、自社に合った経費精算の仕組みが育っていきます。